En los últimos meses se dió una explosión en el uso de los webinars. En Wormhole ofrecemos la mejor plataforma para ofrecer capacitaciones virtuales. Pero también cómo expertos en la materia, nuestro objetivo es ayudarte a potenciar al máximo el uso de la plataforma cómo optimizar el desarrollo humano. 

En nuestra Sala Virtual podrán interactuar entre presentadores, instructores y participantes. Allí tienen un múltiples herramientas para llevar la capacitación y el aprendizaje a otro nivel. El uso de esta sala potencia el Live Learning. 

Aquí te dejamos una guía básica, rápida y concreta para armar tu primer webinar de forma exitosa:

Antes del webinar

1. ¿Curso o evento? ¿Clases agendadas o Sala abierta 24hs?

                                  

Un Evento es una actividad puntual que suele darse por una sola vez.  Tal vez prefieras elegir un evento para tu webinar, ya que dispone de una transmisión de cámara y audio de un solo presentador. Ésta transmisión, cuando se hace desde la sala virtual general del evento, permite que la cámara del presentador pueda ser maximizada hasta la mitad del pizarrón.

Importante: Si el presentador se va a apoyar de una presentación para su webinar, no es aconsejable maximizar la cámara ya que el pizarrón desaparece y predomina el chat.

Un Curso está formado generalmente por un conjunto de módulos, que son unidades temáticas.  

A diferencia del evento, la sala virtual del curso tiene la particularidad de que se se pueden tener 3 transmisiones en simultáneo. Por ejemplo: el instructor + dos participantes. Acá la cámara se mantiene fija, no permite maximizarla.

Diferencias entre la Sala abierta 24hs y las Clases Agendadas

Dentro de cursos/eventos/cursos con ediciones tenemos dos opciones: la Sala General y las clases virtuales agendadas desde los contenidos. Además de saber las diferencias entre estas salas, es esenciales que comuniquemos bien a los participantes dónde se va a llevar a cabo el encuentro. 

• La Sala abierta 24hs es una sala que mientras esté activa, permite el acceso durante todo del día. Su activación/inactivación se hace desde la configuración del curso/evento en "General".

Para que el administrador del campus o el instructor del curso pueda acceder a la sala virtual, debe ir al icono de sala virtual general ubicado en la parte superior derecha.

• Las clases agendadas, son un tipo de contenido dentro de los cursos, eventos o cursos con ediciones. Esta opción te permite ordenar y formalizar una fecha y un horario para tu webinar, ya que sólo permitirá ingresar a los participante en el horario configurado. 

Al momento de agendar la clase se debe configurar lo siguiente: título, descripción (es opcional), fecha, hora, duración (la horas que estarán conectados) y finalmente los recordatorios. A diferencia de la Sala abierta 24hs, en las clases virtuales podemos configurar los permisos de transmisión por defecto de los participantes (en caso que querramos que todos tengan la posibilidad de transmitir cuando ingresan en la sala) o que la grabación de la clase arranque automáticamente cuando un presentador ingrese a la clase. 

 

Un administrador/instructor acceden de la siguiente manera:

Un participante accede de la siguiente manera:

2. Materiales de capacitación

Importante preparar el material de antemano. No solo para integrar los conocimientos, sino para cargarlo en el Campus y hacer una prueba en la Sala. Es esencial evitar inconvenientes en el webinar. 

• Presentación (PPT)

Si tenés PPT con muchas imágenes e información, recomendamos siempre guardarlo en formato PDF (con la intención de que el peso del mismo sea menor y además las imágenes no sufran modificaciones mientras están siendo proyectadas).

• Otros materiales

Los formatos válidos para subir a la sala virtual son: .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .png, .pdf, .gif, .svg, .ps, .psd, .tiff, .ttf, .bmp, .ico, .jpg, .jpeg. También podés subir videos en formato .mp4, .mov, .flv y audios en formato .mp3

Importante: no cargar documentos muy pesados, en el caso de las presentaciones cargarlas como pdf y en el caso de los videos dividirlos en las partes necesarias hasta reducir su peso, ésto facultará una mejor experiencia de carga y visualización tanto para el participante como para el instructor.

3. Oradores

A.  Capacitación sobre sala virtual

Antes de dar un webinar, el presentador tiene que saber como funciona en su totalidad la sala virtual. Luego, al comenzar la clase lo más aconsejable es que él de las instrucciones correspondientes a los participantes de qué pueden hacer y en qué medida dentro de la sala.

B.  Capacitación sobre buenas prácticas como orador

Tener una presentación clara con respecto al contenido es esencial, cómo también tener pleno conocimiento de la plataforma en la que darás el webinar. 

C.   Micrófono y cámara 

Probar que la cámara y el micrófono de la computador que vamos a utilizar funcionen correctamente. Recomendamos la utilización de un corbatero. Espacio ideal para realizar un webinar: sin ruido de fondo, sin fondos llamativos (o distractores), buena iluminación y buen encuadre del presentador. 

Importante: si notamos que la conexión está lenta, que los participantes no escuchan, no ven, es ideal optar por apagar la cámara de manera momentánea, esto ayuda al bajo consumo de ancho de banda.

D. Chequeo de software

Lo principal es verificar que  la velocidad de conexión a Internet sea buena. En caso de tener problemas con ello, se verá afectada tu transmisión tanto de audio como de video.  Si se tiene la posibilidad de conectar el cable de red de Internet directo a la computadora, la calidad de la conexión y por consecuencia la del webinar será mucho mejor.

E. Recomendaciones para el presentador

Aconsejamos realizar pruebas que eviten inconvenientes al momento de transmitir. Es necesario cargar los documentos previamente y probar projectarlos en el pizarrón. 

Un consejo muy util es tener preparadas placas explicativas que indican el comienzo y el final del encuentro. Lo ideal es también armar una placa que informe sobre posibles problemas que puedan aparecer. Esto apunta a resolver inconvenientes particulares. Si el 80% de los participantes no tiene problemas, la clase tiene que continuar. 

Si hay varios presentadores, que sólo estén con transmisión de video los que tengan un rol activo en la exposición.

 

4. Invitaciones

• ¿Cuál es mi audiencia?

Conocer muy bien  tu audiencia, es decir, ¿Cuánta gente? ¿De qué países? ¿Desde dónde se van a conectar, desde su casa, oficina o un dispositivo móvil?

• ¿Cuántos participantes pueden estar presentes?

Esto depende de la cantidad de usuarios que vayan a transmitir audio y video. Si querés en este artículo te damos algunas recomendaciones sobre la cantidad ideal para no generar inconvenientes en la sala. 

• ¿Cómo los voy a invitar?

  Email de asignación al curso

Se debe crear y asignar los usuarios al curso/evento. De manera automática cada uno de los usuarios recibirá la notificación de la respectiva asignación.

Recomendación: no enviar las invitaciones a los participantes hasta que esté listo el contenido y toda la configuración del mismo. El email va a incluir la descripción corta del curso, si no tiene una: el email incluye la portada.

Importante: si tuviste algún problema con los invitados, puedes desasignarlos y volverlos a asignar, un nuevo envío automático de email de bienvenida al curso/evento.

•  ¿Cómo incluir la portada en el email?

Si el curso tiene una portada creada, una vez que asignen el usuario al curso/evento, como cuerpo de mail recibirá esa portada, si no tienen portada, solo llegará lo que está estipulado en el template de las notificaciones de asignación a un curso/evento que lo encuentran  en la administración general del campus.  

Si quieren adicionar una portada al curso/evento para que llegue como detalle en la notificación de asignación, se debe ir a datos del curso/evento, portada. Si queres subir portadas hechas en Word en formato html, seguí al siguiente artículo.

• Horario

  Horario de inicio

La clase tiene una hora de inicio, fijada en la invitación. Prestar atención a la claridad en la invitación. Tomar consideración del horario en que los participantes puedan.  

También se puede establecer la duración del webinar desde aquí mismo. Desde Wormhole aconsejamos siempre programar los encuentros con tiempo de sobra. 

  Horario para pruebas

Antes del horario pactado en la invitación (horario de inicio), se aconseja hacer pruebas previas calendarizadas. Esto despeja dudas de funcionamiento , sirve como revisión de la transmisión (correcto funcionamiento de la cámara y el micrófono), además de que se puede verificar la correcta visualización de los documentos.

• Guías de acceso

 Acceso desde móviles 

Aquí les dejamos un pequeño instructivo sobre como acceder desde dispositivos móviles. Este pequeño manual, en caso de necesidad se lo pueden compartir a los participantes por si tienen algún inconveniente ingresando al Campus. 

Acceso desde PC

Aquí les dejamos un pequeño instructivo sobre como acceder desde su computadora de escritorio. Este pequeño manual, en caso de necesidad se lo pueden compartir a los participantes por si tienen algún inconveniente ingresando al Campus. 

 

Durante el webinar

• Presentadores y asistentes

Cuando hay muchos participantes en el webinar, es díficil ser presentador y, a la vez, moderador. Es por eso que se recomienda tener un miembro del equipo como asistente, que se encargue de responder las dudas que vayan apareciendo.

Dentro de la sala, en el cuadrante de la derecha, veremos a todas las personas conectadas al webinar: tanto presentador como participantes. 

El presentador puede manejar los permisos dentro de la sala:

Solo 2 alumnos a la vez pueden transmitir audio y video, por lo que debes quitarle los permisos cuando el participante ya no tiene más preguntas.

• Soporte técnico

Cómo lidiar con los problemas de audio

Ingresé a la sala y no escucho al orador

1. ¿Tienes en Mute el volumen de tu computadora?
2. ¿Tienes muy bajo el volumen de tu computadora? 
3. ¿Tienes desenchufados los auriculares?
4. ¿Si entras a Youtube, puedes escuchar un video?

Si puedes escuchar el video de youtube:

1. ¿Hay alguien más en la sala que no escucha al presentador?
2. Si solo tu no escuchas, refresca la página o sal y vuelve a ingresar.

 

•   Herramientas para el orador

1. Pizarrones y diferentes tipos de documentos

El presentador podrá visualizar los cuatro pizarrones, compartir escritorio con los participantes y elegir qué documentos proyectar en cada uno de ellos. El participante verá solamente el que el presentador quiera. Aquí más detalles sobre este funcionamiento y las herramientas que puede utilizar allí. 

     2. Chat público y privado          

Chat Público: con este permiso el participante podrá participar y enviar sus comentarios al chat público.

Chat Privado: desde la lista de participantes puedes iniciar un chat privado con cualquiera de la lista. Una nueva solapa aparecerá en la ventana de chat, donde tendrás una conversación privada.

    3. “Pinchar” preguntas para responder luego

Esta funcionalidad consiste en poder marcar mensajes como destacados, lo que genera una copia de cada mensaje marcado en una pestaña nueva de chat.

     4. Encuesta        

Existe la posibilidad de hacer encuestas en vivo y mostrar los resultados para todos los usuarios conectados. 

 

 

 

 

Luego del webinar

1. Grabación      

Puedes grabar tu sesión, y luego la misma formará parte del contenido de tu curso como video en formato MP4. La grabación puede ser editada como se desee, tal como se hace con cualquier contenido del curso.

Recomendamos siempre grabar los encuentros y no borrarlas. Aquí les dejamos una sección de nuestro Centro de Ayuda, donde se despejan las dudas sobre el uso de las grabaciones en la sala virtual. 

2. Encuesta           

Otro tipo de contenido del campus es generar una encuesta de satisfacción, en este caso la utilizaremos al término para medir la satisfacción de los participantes.

Este tipo de encuesta queda guardada como un archivo PDF en la sala, como también en el curso. Esta misma queda  -por default- inactiva y los participantes no la pueden ver salvo que el administrador lo active.

 

 

3. Reporte

En la sección Reportes, ir al que diga “Accesos a la sala virtual” que muestra la actividad de los usuarios por curso/evento, como la fecha de acceso y la velocidad de conexión de los mismos.

 

También se puede generar un reporte de clases presenciales y virtuales, que muestran la asistencia de los usuarios a las clases de un curso. 

Luego de configurar tu reporte, ir a Generar y ya estarás visualizando un reporte sobre tus clases virtuales.

4. Feedback y satisfacción

Se puede realizar como administrador una encuesta de satisfacción, donde los participantes nos dan un feedback. Aquí les dejamos un artículo donde encontrarán información sobre las encuestas de satisfacción. Luego aprovechar el espacio y dar una devolución al grupo de participantes. Dar lugar a un ida y vuelta para poder seguir mejorando.

 

Para tener información sobre el uso de la sala virtual desde dispositivos moviles, ingresá al siguiente enlace. 

Llegamos al final! Espero que tengas éxito en tu webinar, estamos atentos a cualquier consulta. Muchas gracias por tu atención.